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Remboursement des frais professionnels

Un employeur peut-il fixer unilatéralement les conditions de remboursement des frais professionnels de ses salariés en dessous de leur coût réel ? Peut-il imposer à ses salariés, par une note de service, de présenter les justificatifs des frais engagés dans un certain délai ?

par Gérard KESZTENBAUM , le 12/01/2010 | Commentaires : 0
Deux salariés demandent le remboursement de frais professionnels. Dans l’affaire du 23 septembre, l’employeur avait déterminé, par un engagement unilatéral, une somme pour les indemnités versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel. Mais cette indemnité était inférieure au coût réel engagé par les salariés. Dans l’affaire du 29 septembre, une note de service fixait un délai limité pour produire les justificatifs. Le salarié, qui n’avait pas respecté ce délai, n’en n’avait pas obtenu le remboursement.
Tout d’abord, l’employeur peut-il fixer unilatéralement les conditions de remboursement des frais professionnels en dessous de leur coût réel ? Ensuite, peut-il imposer à ses salariés, par une note de service, de présenter les justificatifs des frais engagés dans un certain délai ?
La Cour de cassation décide que les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être remboursés au salarié, sans pouvoir être imputés sur sa rémunération. Néanmoins, il est possible de prévoir, contractuellement, que le salarié en conservera la charge, moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à condition que la rémunération du travail à proprement dite reste au moins égale au SMIC.
Elle considère ensuite que l’employeur ne peut pas fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel. Le salarié pouvait donc demander un complément de remboursement.
Enfin, la Cour estime qu’un employeur peut fixer, par une note interne, un délai pour produire les justificatifs de frais professionnels. Notons que dans une première décision du 20 mai 2009, la chambre sociale avait jugé qu’il n’entrait pas dans le pouvoir de l’employeur de fixer le délai au terme duquel il sera libéré de sa dette contractée envers le salarié qui a, pour l’exécution de son travail, engagé des frais. Mais la Cour de cassation a fait savoir qu’il ne fallait pas tenir compte de cette décision et la solution du 20 mai 2009 a été remplacée par celle du 29 septembre 2009.
À noter que les actions en remboursement de frais professionnels devant le juge prud’homal restent soumises à la prescription quinquennale.
(Cass. soc. 23 septembre 2009, n°07- 44477 et Cass. soc. 29 septembre 2009, n°07-45722)

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